為了更好地適應社會主義市場經濟的要求,貫徹政府采購精神,進一步規范學校教育技術設備等物資的采購行為,提高資金的使用效益,加強廉政建設,根據有關法律、法規的規定,結合學校實際,特制定本辦法。
一、管理組織機構
(一)學校成立教育技術設備采購招標領導小組(以下簡稱 “ 領導小組 ” ),由主管教學院長任組長,由教務處、計劃財務處、科研處、監察審計部門、工會等有關部門的負責人參加。
(二)領導小組下設教育技術設備采購招標管理辦公室(以下簡稱 “ 管理辦公室 ” ),掛靠在教務處。教務處副處長兼任 “ 管理辦公室 ” 主任,實驗管理科承擔 “ 管理辦公室 ” 日常工作。
二、采購內容
教學科研儀器設備以及與教學實驗有關的其他物資,如消耗品,試劑等。
三、采購立項管理
(一)采購計劃
1 、各部門采購計劃主要采取按經費年度集中申報的方式,每年十二月份報第二年全年的計劃。儀器設備(尤其是進口儀器)的采購計劃原則上應一次報清,試劑耗材可根據工作需要在第二年六月份補報一次。
2 、購置計劃按照自下而上的方式進行編報。不論何種經費購買的物資,均必須列入計劃,未列入年度購置計劃的原則上不予采購。個別因特殊原因未列入計劃內的急需物資,需補辦手續。,由切塊經費主管處審核,根據經費情況和審批權限,由主管處長或報主管校長批準后,按有關規定進行采購。臨時急需的耗材和試劑采購,管理辦公室每星期受理一次,時間為星期五。臨時急需物資的申購,在請購單時須附緊急采購的理由。
3 、為保證正常教學秩序,已經確定的計劃原則上不予更改。由于計劃提報單位任務變更或預測不準確,規格、型號需作變動時,應及時按原報批程序辦理購置計劃的增減、調整手續。計劃提報單位未及時辦理變更手續,采購供應部門已按計劃訂貨或進貨而造成的損失,由提報購置計劃部門或單位負責。
4 、各部門經由學校辦理免稅進口設備,須統一由 “ 管理辦公室 ” 辦理手續。
(二)、審批程序
1 、本專科教學實驗設備等物資:根據各教學部門獲得的經費情況(或教務處的年度計劃安排),使用部門填寫請購單,由學院(中心)匯總,分管領導簽署意見和學院(中心)蓋章后送教務處由教務處批準。
2 、科研經費購置儀器設備等物資:由課題負責人填寫請購單,學院(中心)分管領導簽署意見和學院(中心)蓋章后送科研處由科研處批準。
3 、成教學院、圖書館:根據部門工作需要和年度經費情況自行確定采購計劃。
4 、各部門審批確定的采購計劃送項目 “ 管理辦公室 ” , 由 “ 管理辦公室 ” 主任簽字后執行。
5 、單價 5 萬元以上(含 5 萬元)和 10 萬元以下儀器設備購置的 “ 可行性論證報告 ” 由經費掌握部門自行組織論證并審批(教學儀器設備由教務處);單價 10 萬元以上儀器設備購置的 “ 可行性論證報告 ” 先由教務處提交學校儀器設備論證小組論證,報學校分管教學院長審批。學校對單價 10 萬元以上(含 10 萬元)儀器設備采購的可行性論報每年舉行兩次論證,時間為四月下旬和九月下旬。
四、采購方式
凡符合政府集中采購的項目應按省政府采購辦要求納入政府采購。我校自行采購的項目按下列方式執行。
(一)招標采購:對具有市場競爭性的儀器設備的采購一般應實行招標采購。
1 、單臺或同類批量金額在 25 萬元以上的專用儀器設備;
2 、可從本市采購的計算機及其外圍設備、通用型電器(空調、冰箱、電視機、電風扇、音響和影像設備等)、消耗品、藥品試劑等,同類批量金額在 5 萬元以上的項目。
(二)比價采購:不具備第五項第(一)條招標條件的采購項目,無論是集中采購還是零星采購都應該采用三家以上單位比價方式采購。儀器設備配套用的零部件和只有單一供貨來源(沒有競爭)的儀器設備的采購可由管理辦公室和領導小組組織集中采購。
(三)對不具備第五項第(一)條招標條件的儀器設備,為配合全國高教儀器設備展示訂貨會,領導小組一年組織兩次集中采購。上半年為五月份,下半年為十月份。
五、采購部門
只能由經采購招標領導小組(或辦公室)集體決定并由組長(或辦公室主任)授權的部門采購,此外的任何部門不得擅自采購,否則設備管理部門有權拒絕驗收,計劃財務部門有權拒絕報銷。授權應采用書面形式,單價 1 萬元以上(含 1 萬元)的設備,或總價在 2 萬元以上(含 2 萬元)的采購項目,必須由領導小組組長授權,并且須與管理辦公室簽訂自購協議書。經批準的少量自購物資 , 由各單位分管領導、項目負責人、經辦人組成采購小組,按照第五項之第(二)條采購法執行,并須符合本管理辦法規定的審批手續和采購程序。自購儀器設備等物資的質量、售后服務質量由自購單位負責。
凡符合招標條件的采購項目不得自購。
六、采購的程序
比價采購的程序
1 、申請部門或申請人在獲知立項申請批準后的 3 天內,將所知的供應商的有關資料送交管理辦公室。
2 、管理辦公室應在收到申請部門或申請人提供的有關資料后,組織采購人員、使用部門人員( 2 萬元以上項目應有國有資產管理部門人員,必要時應吸收群眾代表參加),根據申請人提供(或管理辦公室調查收集取得)的供應商的有關資料,進行市場調查,對 3 家或 3 家以上的供應商的下列情況進行調查:
①工商注冊、企業信譽、業務范圍、產品質量;
②采購標的數量、價格、支付方式;
③履行的期限、地點、方式;
④售后服務;
⑤違約責任;
⑥儀器設備的技術資料;
⑦其它需要調查的資料。
其中①②③④⑥項應有供應商的書面確認文件。
如獨家經營,除須提供商家的上述資料外,還應調查提供 3 個或 3 個以上用戶對標的評價:
①采購時間、數量、價格;
②使用價值、效益及性能;
③存在問題、維修情況及售后服務等。
3 、管理辦公室根據市場調查的資料和 “ 貨比三家 ” 的原則,提出擬采購的供應商和供應價格的建議,將市場調查的資料一并報送領導小組審批(其中 5 萬元以下采購項目可由辦公室主任審批),領導小組根據市場調查的資料和管理辦公室的建議,核準供應商,并在 3 天內書面批復給管理辦公室。
4 、管理辦公室收到批復后,在管理辦公室主任主持下,會同使用部門人員和有關專家或專業人員( 5 萬元以上項目應有國有資產管理部門人員),共同與供應商洽談、比價,擬訂采購合同。擬訂的采購合同應交計劃財務處審核 , 計劃財務處應在當天審核完畢。管理辦公室根據審核后的采購合同,呈送給學校法定代表人(或其授權的代理人)正式簽署。
5 、管理辦公室將正式簽署的合同分別抄送給計劃財務處、監察審計部門和使用部門或職能部門,并依據采購合同進行采購。
6 、使用部門或職能部門依據合同規定做好驗收工作,將驗收記錄送交給管理辦公室、計劃財務處和監察審計部門。
7 、計劃財務處根據合同、驗收記錄、入庫記錄、正式發票等相關憑據支付款項。
8 、管理辦公室應每月一次將收到驗收記錄后的采購項目的采購標的的數量、規格、技術參數、價格等主要內容在學校公告欄予以公示,接受廣大師生監督。
9 、根據《溫州醫學院設備類檔案管理辦法》,及時將立項申請報告、采購記錄、合同、技術資料、驗收記錄等有關檔案材料歸檔立卷。
(二)招標采購的程序
1 、申請部門或申請人在獲知立項申請批準后的 3 天內,將所知的三家以上供應商和三個以上品牌儀器設備的詳細技術資料送交管理辦公室,并協同管理辦公室起草招標文件。
2 、管理辦公室應在收到書面審批后的 5 天(大型儀器設備為 15 天)內起草招標文件,送交領導小組審核。
3 、領導小組審核招標文件,應在收到項目管理辦公室送交的招標文件 5 天內將審核意見交給管理辦公室。
4 、管理辦公室根據審核后的招標文件發布招標通告。采用公開方式招標的,必須在市級及以上報刊或信息網絡上發布。經招標領導小組批準采用邀請方式招標的,應當從符合相應資格條件的供應商中,通過隨機方式選擇三家以上的供應商,并向其發出投標邀請書 , 同時在學校公告欄將采購標的予以公示。管理辦公室將審核后的招標文件、發布的招標通告、邀請函一并交給監察審計部門。
5 、管理辦公室根據招標項目的具體情況,可以組織潛在投標人現場考察或舉行開標前的答疑會,必要時組織招標領導小組成員、監察審計部門、使用部門、國有資產管理部門等有關部門調查了解投標單位的情況。
6 、項目管理辦公室按招標文件的規定時限和要求,接受投標文件。
7 、領導小組負責開標活動。開標應有監察審計部門人員在場監督。各投標文件的密封情況經投標人代表確認無誤后,由工作人員當眾拆封,宣讀投標人名稱、投標價格和投標文件的其它主要內容。開標過程應當記錄,并存檔備查。
8 、領導小組負責評標。由管理辦公室、項目單位和有關專家或專業人員共同組成評標委員會。評標委員會由 5 人以上單數組成,專家由隨機抽樣方式確定。評標采用投票方式進行,得票最多者為暫定中標人,報領導小組研究后確定中標人。
9 、管理辦公室根據領導小組確定的中標人,擬訂采購合同,并將擬訂的采購合同交計劃財務處審核,計劃財務處應在當天審核完畢。管理辦公室根據審核的采購合同,呈送給學校法定代表人(或其授權的代理人)正式簽署。
10 、管理辦公室將正式簽署的合同分別抄送給計劃財務處、監察審計部門和使用部門或職能部門,并依據采購合同進行采購。
11 、使用部門或職能部門依據合同規定做好驗收工作,將驗收記錄送交給管理辦公室、計劃財務處和監察審計部門。
12 、計劃財務處根據合同、驗收記錄、入庫記錄、正式發票等相關憑據支付款項。
13 、管理辦公室在收到驗收記錄后 7 天內,將采購標的的數量、規格、技術參數、價格或酬金等主要內容在學校公告欄予以公示,接受廣大師生監督。
14 、根據《溫州醫學院設備類檔案管理辦法》,將立項申請報告、可行性論證報告、招投標文件、招標紀要(包括開標記錄、評標記錄等)、合同、驗收記錄、入庫記錄、正式發票復印件、技術資料等所有材料歸檔立卷。
(三)全國高教儀器設備展示訂貨會集中采購的程序
1 、申請部門或申請人在獲知立項申請批準后的 3 天內,將所知的供應商和儀器設備的詳細技術資料送管理辦公室,管理辦公室亦應收集相關資料。
2 、管理辦公室在 5 天內整理出集中采購的儀器設備清單并附同全部待采購的儀器設備清單報領導小組審批。
3 、獲得領導小組審批后,由管理辦公室組建采購小組,原則上由下列人員組成:管理辦公室主任、管理辦公室人員、監察審計部門或工會所派人員,必要時可吸收實驗技術人員參加,人員名單報送校分管教學院長審批。
4 、訂貨會上,可采取集中或分組方式,就待采購的儀器設備對 3 家或 3 家以上的供應商的下列情況進行調查:
①工商注冊、企業信譽、業務范圍、產品質量;
②采購標的數量、價格、支付方式;
③履行的期限、地點、方式;
④售后服務;
⑤違約責任;
⑥儀器設備的技術資料;
⑦其它需要調查的資料。
其中①②③④⑥項應有供應商的書面確認文件。
如獨家經營,除須提供商家的上述資料外,還應調查一家以上用戶對標的評價:
①采購時間、數量、價格;
②使用價值、效益及性能;
③存在問題、維修情況及售后服務等。
5 、采購小組根據市場調查的資料和 “ 貨比三家 ” 的原則,集體討論提出擬采購的供應商和供應價格的建議。
6 、在采購小組組長主持下,根據已擬定的建議,集體與供應商洽談、比價,擬訂采購合同,由學校法定代表人授權的代理人正式簽署。
7 、訂貨會之后,采購小組應將正式簽署的合同分別抄送給計劃財務處、監察審計部門和使用部門或職能部門,并依據采購合同進行采購。
8 、使用部門或職能部門依據合同規定做好驗收工作,將驗收記錄送交給管理辦公室、計劃財務處和監察審計部門。
9 、計劃財務處根據合同、驗收記錄、入庫記錄、正式發票等相關憑據支付款項。
10 、管理辦公室應每月一次將收到驗收記錄后的采購項目的采購標的的數量、規格、技術參數、價格等主要內容在學校公告欄予以公示,接受廣大師生監督。
11 、根據《溫州醫學院設備類檔案管理辦法》,及時將立項申請報告、集中采購批文、采購記錄、合同、技術資料、驗收記錄等有關檔案材料歸檔立卷。
七、采購紀律
1 .進行市場調查、與供應商談判,必須由項目管理辦公室成員 2 人或 2 人以上共同參與。
2 .項目管理辦公室成員和領導小組成員均不得私下接觸供應商,不得接受供應商任何饋贈,不得參加供應商以任何形式組織的宴請、娛樂、旅游活動,不得有影響公務公正執行的行為。
3 .任何部門和個人不得將按規定進行招標的項目故意分解或以其它任何方式規避招標。
4 .采用招標方式采購的,有關的招標、投標、開標、評標、定標的具體內容必須按照《中華人民共和國招標投標法》規定執行。
八、解釋權及實施
1 、本辦法由教育技術設備采購招標領導小組負責解釋。
2 、本辦法自下發之日起施行。
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